Beschwerdeverfahren
Allgemeine Informationen
Konfliktlösung und die Untersuchung von Beschwerden sind für die REDcert GmbH von wesentlicher Bedeutung, um die Zuverlässigkeit und Integrität des REDcert-EU Systems zu gewährleisten.
Der Schutz des REDcert-EU Systems vor Missbrauch ist wichtig, um sicherzustellen, dass diejenigen, die Zeit und Ressourcen in die Einhaltung der Anforderungen des REDcert-EU Systems investiert haben, sicher identifiziert und ihre Interessen geschützt werden. REDcert ist daran interessiert, Konflikte im Dialog mit den betroffenen Parteien zu lösen, bevor ein förmliches Verfahren eingeleitet wird.
Was kann als Beschwerde angesehen werden?
Eine „Beschwerde“ ist eine Äußerung einer interessierten Partei, die eine Unzufriedenheit ausdrückt und mit einer Forderung an den Systemgeber REDcert verbunden ist.
Beschwerden jeglicher Art können ein Hinweis auf vermutete Verstöße oder Schwachstellen bei Systemteilnehmern, Zertifizierungsstellen und dem Zertifizierungssystem selbst sein und zusätzliche Kontrollen auslösen. REDcert hat zu diesem Zweck ein Beschwerdemanagement eingerichtet.
Voraussetzung für die Untersuchung einer Beschwerde sind objektive Beweise und möglichst umfassende und konkrete Informationen. Eine Beschwerde, die lediglich auf Hörensagen oder Gerüchten beruht, ist für eine weitere Untersuchung durch REDcert nicht ausreichend.
Beschwerden sind unzulässig, wenn
- die Anforderungen an Form und Inhalt nicht erfüllt sind. Dazu gehören Beschwerden und Einsprüche, die nicht ausreichend durch objektive und ausreichende Belege gestützt werden, die notwendig sind, um eine klare Vorstellung und ein eindeutiges Verständnis der vorliegenden Situation zu erlangen.
- die Beschwerde auf Anpassungen des anerkannten REDcert-EU Systems zielt.
- die Beschwerde auf die Änderung von Sanktionen abzielt, die von REDcert aufgrund von Verstößen oder Zuwiderhandlungen gegen die REDcert-EU Systemanforderungen verhängt worden sind.
- der Grund für die Beschwerde sich nicht explizit auf die REDcert GmbH oder auf Aktivitäten bezieht, die im Rahmen von REDcert durchgeführt werden.
Wie kann ich eine Beschwerde bei REDcert einreichen?
Die Beschwerde ist schriftlich, inklusive aller nachweisbaren Informationen, an die Geschäftsstelle der REDcert GmbH, deutlich gekennzeichnet als Beschwerde, per Post oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) einzureichen. Weitere Kontaktdaten finden Sie unter https://www.redcert.org/kontakt-2.html. Voraussetzung für die Untersuchung einer Beschwerde sind objektive Nachweise und möglichst umfangreiche und konkrete Informationen.
Anonyme Hinweise oder Anmerkungen können mit dem folgenden Formular eingereicht werden:
Adresse:
REDcert GmbH
Schwertberger Str. 16
53177 Bonn
Tel.: 0049 228 35 06 200
Beschwerdeverfahren (Zusammenfassung) und Timeline
Jede Beschwerde, die den formalen und inhaltlichen Anforderungen entspricht, wird gemäß Abbildung 1 (s.u.) aufgenommen, analysiert und verfolgt.
Die einzelnen Schritte des Beschwerdeverfahrens werden von REDcert sorgfältig dokumentiert.
Das Beschwerdeverfahren gewährleistet die Vertraulichkeit und den Schutz von Personen, die Verstöße melden oder Beschwerden protokollieren. Im Einklang mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 wird die Identität des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung niemandem außerhalb der für die Entgegennahme oder Weiterverfolgung von Meldungen zuständigen Mitarbeiter bekannt gegeben. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann (Kapitel 5, Artikel 16 Absatz 1). Abweichend von Absatz 1 dürfen die Identität des Hinweisgebers und alle anderen in Absatz 1 genannten Informationen nur offengelegt werden, wenn dies nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten im Rahmen von Ermittlungen der nationalen Behörden oder von Gerichtsverfahren erforderlich und verhältnismäßig ist, auch um die Verteidigungsrechte des Hinweisgebers zu wahren.
Der Hinweisgeber sowie ggf. weitere involvierte Parteien (z.B. zuständige Behörden oder die EU-Kommission) werden über das Ergebnis der Prüfung des Beschwerdegrundes informiert.
Ablauf des Beschwerdeverfahrens im REDcert-EU System (Abb. 1)
Der im obigen Diagramm gezeigte Ablauf sieht im Detail wie folgt aus:
① Dem Hinweisgeber stehen sämtliche Kommunikationskanäle zur Verfügung, um dem Systemgeber seine Beschwerde zu übermitteln: E-Mail, Fax, Schreiben per Post. Vor allem weisen wir noch einmal ausdrücklich auf die Möglichkeit der anonymen Kontaktaufnahme über die REDcert Website hin.
② Der Systemgeber entscheidet, ob die Beschwerde der Definition des Systems entspricht. Wenn dies zutrifft, wird der Eingang der Beschwerde dokumentiert und ein Fortschrittsbericht angelegt, in dem alle weiteren Maßnahmen und Ereignisse im Zusammenhang mit dieser Beschwerde chronologisch erfasst und mit den entsprechenden Informationen und Begleitdokumenten verknüpft werden.
Im Rahmen einer ersten Analyse der Beschwerde wird Folgendes systematisch ermittelt und dokumentiert:
- der Hinweisgeber (inkl. Kontaktdaten (sofern bekannt) und unter Berücksichtigung der Richtlinie (EU) 2019/1937 Art. 16)
- der Beschwerdegrund (Informationen zu den involvierten Unternehmen, Arten und Mengen von Biomasse bzw. Biokraftstoffen/flüssigen Biobrennstoffen/Biomasse-Brennstoffen, Zeiträume und weitere Details)
- mögliche Ursachen der Beschwerde (solange sich das zu diesem Zeitpunkt sicher feststellen lässt)
- eventuell Umfang der Beschwerde in Bezug auf die Integrität des REDcert-EU Systems
- mögliche Interessenkonflikte (sofern bekannt)
③ Die Beschwerde ist verständlich und zulässig gemäß der REDcert Vorgaben für Beschwerden.
④ Ist die Beschwerde nicht verständlich genug, wird der Hinweisgeber kontaktiert und versucht, die fehlenden Informationen aus Sicht des Hinweisgebers zu erhalten.
⑤ REDcert führt ein Register über eingegangene Beschwerden und eingeleitete Maßnahmen, welches für ein transparentes Verfahren zur Reduzierung von Interessenkonflikten und der Möglichkeit des Monitorings sorgt.
⑥ Ist die Beschwerde hinreichend substanziell und überzeugend, erhält der Hinweisgeber innerhalb von fünf Werktagen ein Schreiben/eine E-Mail, in dem ihm der Eingang der Beschwerde bestätigt sowie die weitere Bearbeitung der Beschwerde und der Erhalt von Informationen über den Fortgang zugesichert wird.
⑦ Zur Wahrung der Transparenz ist REDcert dazu verpflichtet, der Kommission im Rahmen der jährlichen Berichterstattung eine Zusammenfassung der registrierten Beschwerden zu übermitteln.
⑧ Mögliche Interessenkonflikte werden analysiert.
⑨ Werden interne Interessenkonflikte erkannt, schließt ein Managementbeschluss diese aus (z.B. die Beschwerde richtet sich gegen einen Mitarbeiter von REDcert, der durch Anweisung des Managements von der Bearbeitung der Beschwerde entbunden ist).
⑩ Der Systemgeber legt Maßnahmen fest, um die Ursache für die Beanstandung dauerhaft zu beseitigen.
⑪ Der Grund der Beschwerde muss von der betreffenden Person (z.B. Systemteilnehmer oder Zertifizierungsstelle) erläutert und beseitigt werden.
⑫ Der Systemgeber prüft die Beschwerden des Hinweisgebers oder prüft direkt die Umsetzung und Wirksamkeit der von der Person angegebenen bzw. der vom Systemgeber vorgesehenen Maßnahmen.
⑬ Ist die Wirksamkeit der Maßnahmen (z. B. Ergebnis eines weiteren Audits) nicht zufriedenstellend, wird ein neuer Maßnahmenzyklus (siehe 10) nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) eingeleitet.
⑭ Vor Abschluss des Beschwerdeverfahrens wird ein zusammenfassender Bericht erstellt.
⑮ Die beteiligten Parteien (Beschwerdeführer sowie derjenige gegen den sich die Beschwerde richtet) werden über das Ergebnis der Bearbeitung der Beschwerde informiert.
⑯ Handelt es sich bei der Beschwerde um einen Systemteilnehmer, wird die verantwortliche Zertifizierungsstelle über das Ergebnis der Bearbeitung der Beschwerde informiert um auf Aufforderung von REDcert beschwerderelevanten Sachverhalten (z.B. umgesetzte Maßnahmen) in einem regulären oder beauftragten Sonderaudit nachgehen zu können.
