FAQs zur Unionsdatenbank (UDB)

Allgemeine Informationen

1. Was ist die Union Database (UDB)?
   
   Die Unionsdatenbank (UDB) ist eine Datenbank gemäß Artikel 28(2) und (4) der Richtlinie (EU) 2018/2001 (RED II), ), Artikel 18 der Durchführungsverordnung (EU) 2022/996 und Artikel 31a der Richtlinie (EU) 2023/2413, die die Rückverfolgbarkeit von gasförmigen und flüssigen Kraftstoffen verbessern soll. Ziel ist es, Doppelanrechnungen zu vermeiden und das Risiko von Unregelmäßigkeiten und Betrug zu minimieren.
   
   
   
2. Warum wurde die UDB eingeführt?
   
   Die UDB wurde eingeführt, um die Einhaltung der Vorgaben der Erneuerbare-Energien-Richtlinie (RED II) sicherzustellen, Betrug zu verhindern und die Treibhausgasminderung von Kraftstoffen nachzuweisen.
   
   
   
3. Wer ist verpflichtet, die UDB zu nutzen?
   
   Alle Akteure der Lieferkette, einschließlich Rohstofflieferanten, Hersteller von flüssigen und gasförmigen erneuerbarer Brennstoffen und wiederverwerteter kohlenstoffhaltiger Kraftstoffe, Lieferanten und Endnutzer von Nachhaltigkeitsnachweisen, sind verpflichtet, die UDB  zu nutzen.
   
   
   
4. Welche Daten müssen in der UDB erfasst werden?
   
   Folgende Informationen müssen in der UDB hinterlegt werden:
   
   
   • • Herkunft und Menge der Rohstoffe
     • Produktionsprozesse und Anlagen
     • Nachhaltigkeitsnachweise
     • Treibhausgasminderungswerte
     • Übergabe von Produkten innerhalb der Lieferkette
       
       Weitere detailierte Angaben finden Sie im Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2022/996
       
       
       

5. Stichtag 21.11.2024

   Laut Klarstellung auf dem offiziellen Wikis zur UDB ist der Stichtag 21.11.2024 für das UDB-Team, um die gesamte Anwendung auch für gasförmige Brennstoffe online zu stellen. Was die Wirtschaftsbeteiligten betrifft, so versucht die Europäische Kommission die UDB mit den Rohstoffdaten zu füllen. Daher wird es unmittelbar nach dem 21.11.2024 keine sofortigen Sanktionen für die Wirtschaftsbeteiligten geben. Die Europäische Kommission plant, mit den EU-Mitgliedstaaten ein Datum zu vereinbaren, ab dem die Nutzung obligatorisch sein wird und ab dem tatsächlich Sanktionen verhängt werden könnten. Die Europäische Kommission führt zu diesen Aspekten Gespräche mit dem RED-Ausschuss und sobald eine Vereinbarung erreicht wird, wird die EK das Datum über die Zertifizierungssysteme entsprechend bekannt geben. Hier geht’s zur Klarstellung.
   
   
   
   

Technische Aspekte und Nutzung der UDB

1. Wie funktioniert die UDB?
   
   Die UDB erfasst und verfolgt Daten  entlang der gesamten Lieferkette vom flüssigen oder gasförmigen erneuerbaren Brennstoff oder wiederverwerteten kohlenstoffhaltigen Kraftstoff, um Transparenz und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
   
   
   
2. Welche Daten müssen in die UDB eingegeben werden?
   Es müssen Daten zu den Mengen und Qualitäten der Rohstoffe, Zwischenprodukte und Endprodukte sowie Informationen zu den beteiligten Akteuren eingegeben werden. Weitere Angaben finden Sie im  Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2022/996.
   
   
   
3. Wie wird die Datensicherheit in der UDB gewährleistet?
   
   Die UDB nutzt moderne Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselungstechniken, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu schützen. Ein wichtiger Teil davon ist ein personifiziertes, 2-Faktor-Authentifiziertes EU Login Konto für den gesicherten Zugang zur UDB.
   
   
   
   
4. Gibt es Schnittstellen zwischen der UDB und der REDcert Datenbank?
   
   Ja, die UDB bietet Schnittstellen zu anderen Systemen, um eine nahtlose Integration zu ermöglichen. Die REDcert Datenbank übermittelt alle relevanten Informationen über eine solche Schnittstelle an die UDB. Im Zuge dessen ist Ihnen auch ein Unternehmenskonto in der UDB mit gültigem Zertifikat angelegt worden
   
   
   
   
5. Wer ist für die Meldung von technischen Mängeln verantwortlich?
   
   REDcert ist nicht für technische Mängel in der UDB verantwortlich. Diese sollten direkt an das Supportteam der UDB gemeldet werden.
   
   
   
   
6. Was ist das EU Login Konto?
   
   Das EU Konto, auch bekannt als EU Login, ist ein Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission. Es dient als zentraler Zugangspunkt für die Authentifizierung von Benutzern zu einer Vielzahl von Informationssystemen der Kommission. Mit einem EU Login Konto können Benutzer ihre Identität überprüfen und sicher auf verschiedene Dienste und Systeme der Europäischen Kommission zugreifen. Ein EU Login-Konto ist erforderlich, um auf die UDB zuzugreifen. Es verwendet eine 2-Faktor-Authentifizierung aus Sicherheitsgründen (unter anderem, um Ihr Unternehmenskonto vor dem Zugang durch Dritte zu schützen).
   
   
   
7. Was ist der Unterschied zwischen dem EU Login und der UDB?
   
   Der  EU Login ist ein Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission. Es dient als zentraler Zugangspunkt für die Authentifizierung von Benutzern zu einer Vielzahl von Informationssystemen der Kommission. Mit einem  EU Login Konto können Benutzer ihre Identität überprüfen und sicher auf verschiedene Dienste und Systeme der Europäischen Kommission (z.B. der UDB) zugreifen. Der  EU Login wird bei der Anmeldung in der UDB benötigt.

Registrierung und Zugang

1. Wie registriere ich mich und greife auf die UDB zu?
   
   Die Registrierung in der UDB sollte ausschließlich über den Link in der Einladungs-E-Mail erfolgen. Bitte registrieren Sie sich nicht separat oder eigenständig, da sonst keine Zuordnung zu REDcert im System erfolgt (und Ihnen kein gültiges Zertifikat zugeordnet werden kann). Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich erfolgreich zu registrieren. Sollten Sie sich bereits eigenständig registriert haben, senden Sie bitte eine E-Mail mit einem Screenshot Ihres UDB-Profils und Ihrer REDcert-ID an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
   
   Um die Sicherheit und den Datenschutz bei der Anmeldung und Registrierung in der UDB zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen dringend folgende Vorgehensweise:

• • Verwenden Sie für Ihr persönliches EU-Konto unbedingt eine personenbezogene E-Mail-Adresse.
    
    
  • Vermeiden Sie die Nutzung von allgemeinen E-Mail-Adressen wie Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
    
    
  • Idealerweise sollten Sie Ihre geschäftliche, personalisierte E-Mail-Adresse verwenden (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!).
    
    
  • Falls Sie keine personalisierte Geschäfts-E-Mail haben, können Sie auch eine private E-Mail-Adresse nutzen, die eindeutig Ihnen zugeordnet werden kann.
    
    
    Diese Maßnahmen dienen dazu,
    
    ...die Zuordnung des EU-Kontos zu einer spezifischen Person sicherzustellen.
    
    ...unbefugten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten zu verhindern.
    
    ...die Nachvollziehbarkeit von Aktionen in der UDB zu gewährleisten.
    
    ...den Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards der EU zu entsprechen
    
    Bitte beachten Sie, dass die Verwendung einer personenbezogenen E-Mail-Adresse ein wichtiger Schritt ist, um die Sicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer Daten in der UDB zu schützen.
    
    
    

2. Was soll ich tun, wenn ich keinen Einladungslink zur UDB erhalten habe?
   
   Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner und setzen Sie die Absenderadresse auf die Whitelist. Falls Sie immer noch keinen Link erhalten haben, senden Sie eine E-Mail an  Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. mit dem Betreff "Einladungslink" und Ihrer REDcert ID. Da Ihre Unternehmensinformationen in der UDB direkt aus der REDcert-Datenbank stammen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Daten in unserer Datenbank auf dem aktuellen Stand sind. Aus Sicherheitsgründen wird die Einladungs-E-Mail nur an den ersten Ansprechpartner verschickt, der in der REDcert-Datenbank hinterlegt ist. Daher muss das EU-Login Konto auch mit dieser E-Mail übereinstimmen.
   
   
   
3. Wer erhält den UDB-Einladungslink?
   
   Der Einladungslink wird an die E-Mail-Adresse der ersten Kontaktperson gesendet, die in der REDcert-Datenbank für Ihr Unternehmen registriert ist. Bitte beachten Sie, dass diese E-Mails von der Domain @ec.europa.eu stammen werden und auf Englisch sind.
   
   
   
4. Welche Schritte sollte ich unternehmen, wenn ich trotz korrekter Anmeldedaten keinen Zugang zur UDB erhalte?
   
   Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, löschen Sie Cache und Cookies in Ihrem Browser und stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von Chrome, Firefox oder Edge verwenden.
   
   
   
5. Wenn Ihr Unternehmensprofil weiterhin bei der UDB nicht angezeigt wird, folgen Sie bitte diesen Schritten:

1. Log-in Überprüfung:
   
   Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei der UDB mit dem von REDcert bereitgestellten Link registriert haben.
   Wenn Sie sich ohne den Link von REDcert registriert haben und ein neues Profil erstellt wurde, können einige Daten möglicherweise nicht korrekt angezeigt werden.
   
   
2. Benötigte Informationen: Um Ihr Profil Ihrem Unternehmen zuzuordnen, benötigen wir folgende Informationen per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!mit dem Betreff "Selbstregistrierung":
   
   
   • NTR-ID (eindeutige Unternehmenskennung): i.d.R. Umsatzsteuer-ID (alternativ: Handelsregisternummer | Steuer-ID bei Einzelpersonen | InVeKoS Nr.)
     
     
   • VierstelligeREDcert Teilnehmernummer
     
     
   • Am besten einen Screenshot Ihres Unternehmensprofils in der UDB
     
     
3. Wir leiten das an das zuständige Team weiter. Ihr angelegtes Firmenprofil wird gelöscht, und Ihr Account wird mit dem von REDcert angelegten Unternehmen verknüpft.
   
   
   

6. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Anmeldedaten korrekt sind?
   
   Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse und andere Registrierungsdaten korrekt eingegeben wurden. Überprüfen Sie auch, ob Ihr EU-Login-Konto verifiziert ist.
   
   
   
7. Was soll ich tun, wenn ich Probleme beim Anmelden in der UDB habe?
   
   Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, löschen Sie Cache und Cookies in Ihrem Browser und stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von Chrome, Firefox oder Edge verwenden. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie das Supportteam der UDB.
   
   
   
8. Wie komme ich zur UDB?
   
   Öffnen Sie die folgende URL in Ihrem Browser: Union Database - Liveversion Union Database - Testversion.
   
   Geben Sie Ihre Anmeldedaten [EU-Login] sorgfältig ein.
   
   Achten Sie darauf, dass Benutzername und Passwort korrekt sind und keine Tippfehler enthalten.Hier finden Sie eine detailliertere Schritt-für-Schritt Anleitung für den Zugang zur UDB.
   

 Ersteinrichtung

1. Was ist der Anfangsbestand und wann muss ich ihn erfassen?
   
   Der Anfangsbestand ist Ihr vorhandener Bestand zu einem gewählten Stichtag. Sie müssen Diesen in der UDB erfassen, wenn Sie mit der Nutzung des Systems beginnen wollen. Wenn Sie aufgrund einer Händlertätigkeit oder vergleichbarer Tätigkeit keine Anfangsbestände haben, wäre hier eine Null einzutragen oder ggf. keine Meldung erforderlich. Diese Funktion scheint in der Zwischenzeit aus der UDB entnommen worden sein.
   
   

   Bitte beachten Sie, dass vor dem Start in der UDB folgende Bedingungen erfüllt sein müssen:

   1. Korrektes Unternehmensprofil in der UDB
   2. Eindeutige Unternehmenskennung (NTR-ID)
   3. Gültiges Zertifikat aus der REDcert Datenbank übertragen worden
   4. Startdatum und Dauer der Massenbilanzperiode ist angegeben
   5. In Vorbereitung auf Transaktionen sind die Käuferkontakte (gilt für Alle) und für Ersterfasser und Sammler die Beschaffungsquellen angelegt
   6. Für Ihr Unternehmen ist eindeutig geklärt, ob Sie Transaktionen manuell oder per eDeliver über eine Schnittstelle zur UDB nutzen wollen.
   
   
   
   
   

Anlegen von Beschaffungsquellen

1. Was sind Beschaffungsquellen und warum muss ich sie erstellen?
   
   Beschaffungsquellen sind landwirtschaftliche Betriebe oder Entstehungsbetriebe von Abfall und Reststoffen, von denen Sie Biomasse erhalten. Lediglich Ersterfasser und Sammler müssen Diese erstellen, um Waren in der UDB einzubuchen.
   
   
   
2. Wie erstelle ich Beschaffungsquellen?
   
   Verwenden Sie die Funktion "Kontaktpersonen für die Beschaffung verwalten" in der UDB, um Ihre Lieferanten hinzuzufügen. Sie können auch eine Vorlage für den Massenupload für mehrere Einträge verwenden.
   
   
   
3. Wie lege ich Beschaffungsquellen in der UDB an?
   
   In der Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen von Beschaffungsquellen ist alles weitere erläutert. Sie können entweder manuell einzelne Betriebe hinzufügen oder mehrere Betriebe über eine Exceltabelle hochladen.
   
   
   
4. Welche Informationen benötige ich, um Beschaffungsquellen in der UDB anzulegen?
   
   Sie benötigen z.B. den Namen, die Adresse und die Länderzugehörigkeit. In der Sammel-Excel-Vorlage sind alle Spalte mit * auszufüllen. Eine eindeutige Identifikation der Betriebe, wie Umsatzsteuer-ID, Steuer-ID, InVeKoS-Nummer (je nach Bundesland variiert der Begriff: auch als Betriebsnummer oder Registriernummer bekannt, worüber der Agrarantrag gestellt wird), ist nicht zwingend erforderlich. Die Informationen zu den Beschaffungsquellen können manuell oder per Sammel-Excel-Datei hinzugefügt werden.
   Anlegen von Käufern und Beschaffungsquellen

Anlegen von Käufern

1. Wie lege ich Käufer in der UDB an?
   
   Es gibt Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen von Käufern in der UDB. Diese beschreibt, wie man sich in das UDB-Konto einloggt, Käufer manuell oder per Sammel-Excel-Datei hinzufügt und die Tabelle mit den Käufern ausfüllt.
   
   
   
2. Welche Informationen benötige ich, um Käufer in der UDB anzulegen?
   
   Sie benötigen die eindeutige Unternehmenskennung (NTR-ID bzw. UST-ID) und den vollständigen Unternehmensnamen des Käufers. Diese Informationen können manuell oder per Sammel-Excel-Datei hinzugefügt werden. Bitte kommunizieren Sie dazu mit Ihren Käufern und stellen sicher, dass die UDB Konten korrekt erstellt wurden

Transaktionen und Massenbilanz 

1. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Transaktionen korrekt in der UDB gespeichert sind?
   
   Transaktionen können manuell, per Sammel-Upload oder über eDelivery in der UDB gespeichert werden. Stellen Sie sicher, dass die eindeutige Unternehmensidentifikation (i.d.R. Umsatzsteuer-ID) des Unternehmens korrekt ist und Ihre Käufer zuvor anglegt wurden.
   
   
   
2. Wie oft muss ich die UDB mit Transaktionen aktualisieren?
   
   Transaktionen sollten zeitnah in der UDB erfasst werden. Aktuell liegt hierüber keine genaue Definition vor. Jedoch sollten Transaktionen erst in der UDB erfasst werden, wenn fakturiert wurde um unnötige Korrekturbuchungen o.ä. zu vermeiden.
   
   
   

Zertifikate und Compliance

1. Wie werden Zertifikate mit Transaktionen in der UDB verknüpft?
   
   Jede Transaktion von einem bestimmten Standort sollte mit dem jeweiligen gültigen Zertifikat verknüpft werden. Dies geschieht über der Schnittstelle der REDcert Datenbank automatisch.
   
   
   
2. Kann ich mehrere Zertifikate für eine Organisation in der UDB haben?
   
   Ja, mehrere Zertifikate (vom gleichen oder von verschiedenen freiwilligen Systemen) können mit derselben Organisation verknüpft werden.

Technische Aspekte

1. Kann ich mein internes IT-System mit der UDB verbinden?
   
   Ja, es ist möglich, interne IT-Systeme mit der UDB zu verbinden.
   
   
   
2. In welcher Sprache ist die UDB verfügbar?
   
   Die UDB-Oberfläche ist in mehreren Sprachen verfügbar.  Jedoch sind die Übersetzungen teils noch nicht vollständig.
   
   
   
3. An wen sollte ich mich bei technischen Problemen mit der UDB wenden?
   
   Bei technischen Problemen wenden Sie sich direkt das Supportteam der UDB.

Unterstützung und Kontaktinformationen 

1. Was soll ich tun, wenn ich keinen Einladungslink zur UDB erhalten habe?
   
   Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner und setzen Sie die Absenderadresse auf die Whitelist. Falls Sie immer noch keinen Link erhalten haben, senden Sie eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! mit dem Betreff "Einladungslink".
   
   
   
2. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Anmeldedaten korrekt sind?
   
   Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse und andere Registrierungsdaten korrekt eingegeben wurden. Überprüfen Sie auch, ob Ihr EU-Login-Konto verifiziert ist.
   
   
   
3. Wie kann ich das Supportteam der UDB kontaktieren?
   
   Senden Sie eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! und fügen Sie Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in CC ein.
   
   In Ihrer E-Mail an den Support sollten Sie folgende Informationen angeben:

• • Beschreibung des Problems: Erklären Sie kurz, was genau nicht funktioniert.
    
    
  • Angabe zur Firma inkl. eindeutigen Unternehmensidentifikator (NTR-ID) bzw. Umsatzsteuer-ID und REDcert-ID (für weitere Nachfragen)
    
    
  • Fehlermeldung: Falls Sie eine Fehlermeldung/Screenshot erhalten, fügen Sie diese in Ihrer Nachricht bei.
    
    
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