UDB to centralna baza danych UE służąca do śledzenia pochodzenia gazowych i płynnych paliw. Rejestruje ona dane dotyczące zrównoważonego rozwoju i transakcji w całym łańcuchu dostaw i służy zapobieganiu oszustwom. Podstawą prawną są art. 28 ust. 2 i 4 dyrektywy (UE) 2018/2001 (RED II), art. 18 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2022/996 oraz art. 31a dyrektywy (UE) 2023/2413. 

UDB została wprowadzona w celu zapewnienia przestrzegania wymogów dyrektywy w sprawie odnawialnych źródeł energii (RED II) oraz powiązanych aktów prawnych, zapobiegania oszustwom, unikania podwójnego zaliczania i wykazywania redukcji emisji gazów cieplarnianych przez paliwa. 

Do korzystania z UDB zobowiązani są wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw paliw ciekłych i gazowych, którzy podłączeni są do wzajemnie powiązanej infrastruktury (np. sieci gazu ziemnego), oraz pochodzących z recyclingu paliw węglowych. 

UDB gromadzi i śledzi dane transakcyjne w całym łańcuchu dostaw ciekłego lub gazowego paliwa odnawialnego lub pochodzącego z recyclingu paliwa węglowego w celu zapewnienia przejrzystości i identyfikowalności.

UDB wykorzystuje nowoczesne protokoły bezpieczeństwa i techniki szyfrowania w celu ochrony integralności i poufności danych. Ważną częścią tego jest spersonalizowane, uwierzytelnione dwuskładnikowo konto EU login zapewniające bezpieczny dostęp do UDB. Więcej informacji znajdą Państwo w polityce prywatności Komisji Europejskiej.

Ze względu na ochronę danych osobowych w wersji testowej nie należy wprowadzać żadnych poufnych danych dotyczących przedsiębiorstwa.

UDB oferuje interfejsy do innych systemów, żeby umożliwić pełną integrację. Baza danych REDcert przekazuje wszystkie istotne i żądane przez Komisję UE informacje za pośrednictwem takich interfejsów do UDB. W związku z powyższym w UDB utworzono dla Państwa konto firmowe z ważnym certyfikatem.

Rejestracji w UDB należy dokonać za pośrednictwem linku otrzymanego w e-mailu z zaproszeniem do rejestracji lub jeżeli link nie został prawidłowo wygenerowany, pierwsza osoba do kontaktu z Państwa przedsiębiorstwa może uzyskać dostęp do istniejącego konta UDB wykorzystując adres mailowy EU-Login. Prosimy, żeby nie rejestrowali się Państwo w UDB osobno lub na własną rękę, gdyż w takim przypadku nie zostaną Państwo przypisani w systemie do REDcert (i nie będzie możliwości przypisania Państwu żadnego ważnego certyfikatu). Żeby rejestracja przebiegła pomyślnie, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w e-mailu. Jeżeli już dokonali Państwo rejestracji w UDB na własną rękę, prosimy o przesłanie na adres udb@redcert.de zrzutu ekranu swojego profilu w UDB oraz Państwa REDcert-ID.

W swojej przeglądarce należy otworzyć poniższe URL:

Union Database – wersja na żywo

Union Database – wersja testowa

Proszę dokładnie wprowadzić swoje dane logowania [EU login].

Należy upewnić się, że nazwa użytkownika i hasło są prawidłowe i nie zawierają żadnych błędów literowych. Tutaj znajdą Państwo szczegółową instrukcję krok po kroku  dotyczącą dostępu do UDB.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych podczas logowania i rejestracji w UDB zdecydowanie zalecamy Państwu poniższy sposób postępowania:

• Do swojego osobistego konta EU login należy koniecznie używać osobowego adresu e-mail.

• Należy unikać ogólnych adresów e-mailowych takich jak info@firma.de lub office@firma.de

• Idealnym rozwiązaniem byłoby używanie służbowego spersonalizowanego adresu e-mail (np. imię.nazwisko@firma.de)

• Jeżeli nie posiadają Państwo spersonalizowanego służbowego adresu e-mail, mogą użyć Państwo swojego prywatnego adresu e-mail, który można jednoznacznie przypisać do Państwa osoby.

Środki te służą następującym celom:

… zapewnienie przyporządkowania kont EU do konkretnej osoby,

… zapobieżenie nieuprawnionemu dostępowi do wrażliwych danych firmowych,

… zapewnienie identyfikowalności działań w UDB,

… zapewnienie zgodności z dyrektywami dotyczącymi ochrony danych i standardami bezpieczeństwa Unii Europejskiej.

Należy pamiętać, że korzystanie z osobowego adresu e-mail jest ważnym krokiem w celu ochrony bezpieczeństwa Państwa przedsiębiorstwa i Państwa danych w UDB. 
 

Link z zaproszeniem zostanie wysłany na adres e-mail pierwszej osoby do kontaktu, która w bazie danych REDcert została zarejestrowana dla Państwa przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że takie wiadomości e-mail będą pochodzić z domeny @ec.europa.eu i będą w języku angielskim. Jeżeli link nie został prawidłowo wygenerowany, to pomimo tego pierwsza osoba do kontaktu z Państwa przedsiębiorstwa może uzyskać dostęp do istniejącego konta UDB wykorzystując adres mailowy EU-Login, ponieważ zapisane zostało powiązanie pomiędzy adresem e-mail a kontem UDB. 

Proszę sprawdzić folder spamu i umieścić adres nadawcy na białej liście (domena @ec.europa.eu). Istnieje taka możliwość, że link nie został prawidłowo wygenerowany. Pomimo tego pierwsza osoba do kontaktu z Państwa przedsiębiorstwa może uzyskać dostęp do istniejącego konta UDB wykorzystując adres mailowy EU-Login, ponieważ zapisane zostało powiązanie pomiędzy adresem e-mail a kontem UDB. Ponieważ zawarte w UDB informacje dotyczące Państwa przedsiębiorstwa pochodzą bezpośrednio z bazy danych REDcert, powinni Państwo dopilnować, żeby Państwa dane w naszej bazie danych były aktualne. Ze względów bezpieczeństwa e-mail z zaproszeniem zostanie wysłany wyłącznie do pierwszej osoby kontaktowej, która jest zapisana w bazie danych REDcert. Dlatego też konto EU login musi być zgodne z tym adresem e-mail. Dalszych dostępów mogą Państwo udzielić wewnątrz przedsiębiorstwa w późniejszym terminie na zasadzie „kuli śnieżnej.” 

Jeśli nadal nie otrzymałeś linku lub dostęp nie działa, wyślij wiadomość e-mail na adres udb@redcert.de. z tematem „Link zaproszenia” i swoim identyfikatorem REDcert.

Początkowy stan magazynowy to stan dostępny we wskazanym dniu bilansowym. Chcąc rozpocząć korzystanie z systemu muszą Państwo wprowadzić te dane do UDB. Jeżeli ze względu na działalność w charakterze handlowca lub na podobną działalność nie posiadają Państwo stanów początkowych, należałoby tutaj wprowadzić ZERO lub nie jest wymagane żadne zgłoszenie. Wydaje się, że funkcja ta została zaprogramowana w zależności od zakresu zastosowania.

Należy pamiętać, że przed rozpoczęciem aktywności w UDB muszą być spełnione następujące warunki:

1. Prawidłowy profil przedsiębiorstwa w UDB;

2. Unikalny identyfikator przedsiębiorstwa (ID NTR);

3. Z bazy danych REDcert musi być przeniesiony ważny certyfikat;

4. Określona została data rozpoczęcia i czas trwania okresu bilansu masy;

5. W ramach przygotowania do transakcji utworzone są kontakty kupujących (dotyczy wszystkich) oraz źródła zaopatrzenia dla nabywców pierwotnych i punktów zbiórki;

6. W przypadku Państwa przedsiębiorstwa należy jednoznacznie określić, czy z transakcji chcą Państwo korzystać ręcznie, czy przez eDelivery za pośrednictwem interfejsu do UDB.

Źródłami zaopatrzenia są zakłady rolne lub zakłady wytwarzające odpady i pozostałości, od których otrzymują Państwo biomasę. Źródła zaopatrzenia muszą założyć jedynie nabywcy pierwotni i punkty zbiórki, żeby móc księgować towary w UDB.

W celu dodania swoich dostawców proszę użyć funkcji „Zarządzenie osobami kontaktowymi d.s. zaopatrzenia” w UDB. W przypadku większej liczby wpisów mogą Państwo skorzystać z szablonu zbiorczego przesyłania danych. Wszystko inne zostało wyjaśnione w instrukcji krok po kroku dotyczącej tworzenia źródeł zaopatrzenia. Poszczególne zakłady mogą Państwo dodać albo ręcznie, albo w przypadku większej liczby zakładów załadować je przy użyciu arkusza kalkulacyjnego Excel.

Potrzebują Państwo np. nazwiska, adresu i przynależności państwowej. W zbiorczym szablonie Excel należy wypalić wszystkie kolumny zaznaczone *. Jednoznaczna identyfikacja zakładów, taka jak NIP VAT UE, NIP, numer InVeKos (w zależności kod kraju związkowego nazwa ta różni się i funkcjonuje jako numer przedsiębiorstwa lub numer rejestrowy) nie jest obligatoryjnie wymagana. Informacje na temat źródeł zaopatrzenia można wprowadzić ręcznie lub przy użyciu pliku zbiorczego Excel.

W tym celu proszę skorzystać z instrukcji krok po kroku dotyczącej tworzenia kupujących. Zawiera ona opis, w jaki sposób zalogować się na konto w UDB, jak pobrać szablon, w jaki sposób wypełnić tabelę kupującymi i jak ją załadować przy użyciu pliku zbiorczego Excel.

Potrzebują Państwo unikalnego identyfikatora przedsiębiorstwa (NTR-ID lub NIP VAT) oraz, w stosownych przypadkach, pełnej nazwy przedsiębiorstwa kupującego. Informacje te można dołączyć korzystając ze zbiorczego pliku Excel. W tym celu proszę skontaktować się ze swoimi kupującymi i zapewnić, że konta w UDB zostały utworzone prawidłowo.

Transakcje można zapisywać w UDB ręcznie, za pośrednictwem zbiorowego przesyłania danych lub przez eDelivery. Proszę upewnić się, że unikalny identyfikator przedsiębiorstwa (z reguły NIP VAT UE) jest prawidłowy oraz że wcześniej utworzyli Państwo swoich kupujących. 

Transakcje powinny być rejestrowane w UDB niezwłocznie. Aktualnie nie ma dokładnej definicji tego terminu. Jednakże transakcje powinny być rejestrowane w UDB dopiero po ich zafakturowaniu, w celu uniknięcia niepotrzebnych księgowań korygujących itp.

Każda transakcja z określonej lokalizacji powinna być połączona z aktualnie ważnym certyfikatem. Certyfikaty zostały zdeponowane na Państwa koncie w UDB automatycznie za pośrednictwem interfejsu z bazy danych REDcert.

Tak, kilka certyfikatów (z tych samych lub różnych dobrowolnych systemów) może być powiązanych przez Dobrowolny System Certyfikacji z tą samą organizacją.